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Digitaler Bauantrag

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Über Plattform „Virtuelles Bauamt Baden-Württemberg“ (ViBa BW)

Ab sofort sind Bauanträge ausschließlich in digitaler Form einzureichen. Dies erfolgt über die Plattform „Virtuelles Bauamt Baden-Württemberg“ (ViBa). Papieranträge sowie Anträge per E-Mail werden nicht mehr akzeptiert. 

Zuständig ist die Baugenehmigungsbehörde des Landratsamtes Schwarzwald-Baar-Kreis für alle Baugenehmigungen der Städte und Gemeinden des Landkreises, mit Ausnahme der Großen Kreisstädte Villingen-Schwenningen und Donaueschingen (diese Anträge sind dort zu stellen).

Wenn Sie ViBa BW nutzen, benötigen Sie als Bauherr eine BundID und als Planverfasser ein Unternehmenskonto. Zugangsdaten werden per Post versandt. Deshalb empfehlen wir, dass Sie für den ersten Antrag ausreichend Zeit einplanen (ca. 14 Tage).

Leistungen, die über ViBa-BW abgerufen werden können:


Nutzungsänderungen, denkmalschutzrechtliche Genehmigungen (zusätzliches Antragsformular erforderlich), Werbeanlagen und Versammlungsstätten können Sie unter "Baugenehmigung nach §58 Abs. 1 LBO BW beantragen" einreichen.

Tipps für die digitale Antragsstellung


Vorbereitung erste digitale Antragstellung

Um einen Antrag zu stellen, benötigen Sie Zugriff auf ein Anmeldeverfahren. Wenn Sie noch keinen Zugriff haben, können Sie diesen über einen Online-Dienst beantragen. Der Zugangscode für Ihr ELSTER-Zertifikat wird Ihnen per Post zugesandt, was bis zu 14 Tage dauern kann. Für das BUND-ID-Konto mit Authentifizierung durch den Online-Ausweis (für Privatpersonen) müssen Sie möglicherweise die Online-Funktion im Bürgerbüro Ihrer Gemeinde aktivieren lassen. Der digitale Bauantrag wird im virtuellen Bauamt (ViBa BW) eingereicht. Planen Sie ausreichend Zeit für die Vorbereitung und Durchführung der Antragstellung ein. Es ist ratsam, auch etwas Vorlaufzeit einzuplanen, wenn Sie sich bisher noch nicht für ein sicheres Anmeldeverfahren registriert haben.

Zugangsdaten

Halten Sie Ihre Zugangsdaten zum Anmeldeverfahren für die Nutzung von digitalen Bauanträgen bereit.

Falls Sie noch kein ELSTER-Zertifikat (Privatpersonen), kein BUND-ID-Konto mit Authentifizierung durch den Online-Ausweis (Privatpersonen) und kein Unternehmenskonto mit ELSTER-Zertifikat – kurz MUK – (Unternehmen) haben, richten Sie sich ein entsprechendes Konto ein.

Hier sollten Sie eine 14-tägige Vorlaufzeit einplanen, da ein Teil der Zugangsdaten auf postalischem Weg versendet wird.

Für die Beantragung einer BUND-ID mit einem ELSTER-Zertifikat benötigen Sie Ihre 11-stellige persönliche Identifikationsnummer. Diese finden Sie u.a. auf Ihrem Einkommensteuerbescheid oder auf Ihrer Lohnsteuerbescheinigung.

Halten Sie für die Beantragung eines Unternehmenskontos Ihre aktuelle Steuernummer bereit. Die Steuer-ID reicht für die Beantragung nicht aus.

Denken Sie an alle Beteiligten:

Für alle an einem digitalen Antrag beteiligten Personen ist ein Anmeldeverfahren mit substantiellem „hohem“ Vertrauensniveau erforderlich.

In dem Bauantragsverfahren gibt es mindestens zwei Rollen, die i.d.R. durch unterschiedliche Personen wahrgenommen werden. Dies sind Entwurfsverfassende und Freizeichnende.

Die Beteiligten des digitalen Antragsverfahrens benötigen entsprechende Zugangsdaten über ein Anmeldeverfahren mit hohem Vertrauensniveau zur Nutzung des Online-Dienstes ViBa BW (Virtuelles Bauamt).

Wer reicht den Bauantrag ein?

Durch den Online-Dienst ViBa BW ist es möglich, dass an einem Bauantrag Planverfassende, die Bauherrschaft und weitere Beteiligte gemeinsam zusammenarbeiten und miteinander kommunizieren können, um die Unterlagen für einen Bauantrag einzureichen.

Die Kommunikation zwischen dem Landratsamt Schwarzwald-Baar Kreis und den Einreichenden ist nach erfolgter digitaler Einreichung jedoch nur in einer sog. 1:1-Beziehung möglich.

Die Nutzenden, die den Bauantrag über ViBa-BW „einreichen“ – also diese Funktion auslösen – sind bis zum Ende der Antragsbearbeitung die alleinigen Kommunikationspartner*innen des Landratsamts Schwarzwald-Baar Kreis.

Alle Nachrichten, die über die Online-Plattform ausgetauscht werden, können ausschließlich von diesen Nutzenden gelesen und beantwortet werden. Daher kann es je nach Einzelfall sinnvoll sein, dass die Entwurfsverfassung den Antrag selbst letztendlich nicht digital einreicht, sondern der Bauherr oder die Bauherrin.

An Vollmacht denken!

Bereiten Sie entsprechende Vollmachten vor, falls der Entwurfsverfassende oder ein anderer Vertreter den Bauantrag einreicht (gilt auch für Bauherrengemeinschaften).
Falls ein Vertreter, z.B. der Entwurfsverfasser oder ein sonstiger Vertreter, den Bauantrag auf ViBa einreicht, wird eine Vollmacht zur Durchführung des Verfahrens inklusive Zustellungsbevollmächtigung benötigt. Laden Sie diese Vollmacht ebenfalls unter der Rubrik „Sonstiges“ hoch. Dasselbe gilt für Bauherrengemeinschaften, die einen Vertreter zu bestellen haben.

ELSTER-Zertifikat aktuell?

Falls sich in den vergangenen Monaten Ihre Adresse geändert hat, überprüfen Sie, ob die aktuellen Daten bereits in Ihrem ELSTER-Konto hinterlegt sind. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie die Daten ändern lassen. Als Privatpersonen können Sie sich an das Einwohnermeldeamt wenden, als Unternehmen an das Finanzamt. Sie sollten auch hier entsprechend Zeit einplanen, da die Änderung ggf. mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann.
Eine digitale Antragstellung ist nicht abhängig von der hinterlegten Adresse, jedoch sollten Sie die Informationen in Ihrem ELSTER-Konto stets aktuell halten.
In Ihrem Zertifikat können Sie zusätzlich eine E-Mail-Adresse hinterlegen, die für die Kommunikation mit Ihnen genutzt werden soll. Prüfen Sie die Aktualität der hinterlegten E-Mail-Adresse und ändern Sie diese online bei Bedarf ab.

Webbrowser aktuell?

Einige Funktionalitäten in ViBa-BW setzen eine aktuelle Browser-Version voraus.
Insbesondere auf Apple-Geräten funktioniert die Antragstellung nur mit der aktuellsten Version von Safari oder einem anderen Browser.

Digitale Dokumente vollständig?

ViBa BW leitet Sie durch die einzelnen Schritte Ihrer Antragstellung.

Sie geben die Daten in Echtzeit ein. Das bedeutet, dass das Online-Portal Ihre Daten-Eingabe speichert, sobald Sie in das nächste Eingabefeld wechseln. Gleiches gilt für den Upload von Dokumenten. Sobald dieser von Ihnen vorgenommen wurde, sind die Dokumente gespeichert, ohne die Notwendigkeit einer gesonderten Bestätigung der Speicherung durch Sie.

In jedem Schritt müssen die Daten vollständig hochgeladen werden, um den Antrag am Schluss einreichen zu können. Mit der Vollständigkeit der Dokumente können Nachforderungen vermieden werden.

Unterlagen richtig benennen

Standardmäßig wird von ViBa-BW der Vorgangstitel mit z.B. "Baugenehmigung für die Errichtung/Änderung/Nutzungsänderung einer baulichen Anlage beantragen" vorausgefüllt. Die Bearbeitung des Antrags erleichtert sich für sowohl für die Antragstellenden, als auch für die Baurechtsbehörde, wenn hier treffende Titel wie "Errichtung Wohnhaus", "Abbruch Garage" oder "Nutzungsänderung von Bäckerei in Schneiderei" verwendet werden.

Es sind Dateinamen zu verwenden, die den Inhalt leicht erkennen lassen. Die Verwendung von gängigen oder leicht verständlichen Abkürzungen ist möglich. Die Dateinamen sind auf 30 Zeichen zu begrenzen. Achten Sie darauf, im Dateinamen keine Umlaute (ö,ä,ü) zu verwenden. Benennen Sie die Pläne/Dokumente einzeln nach folgenden Vorgaben:

[Jahr(24)][Monat][Tag]_Bezeichnung.pdf

Weitere Bezeichnungen entnehmen Sie bitte der Checkliste für die Einreichung von Unterlagen.

Alle Dateien nur im PDF/A-Format

Die digitalen Dokumente müssen alle im „Portable Document Format Archivable (PDF/A)“ eingereicht werden. Achten Sie daher bei der Vorbereitung Ihrer Dokumente darauf, dass diese im PDF/A-Format vorliegen. Dokumente, die in anderen Dateiformaten hochgeladen werden, werden im PDF/A-Format nachgefordert.
Nur im PDF/A-Format vorliegende digitale Dokumente sind für die Langzeitarchivierung geeignet und gesetzlich für die elektronische Übermittlung zugelassen.
Achten Sie bitte darauf, dass keine Scans von Plänen akzeptiert werden. Den Maßstab entnehmen Sie bitte der Checkliste für die Einreichung von Unterlagen.


Dokumente hochladen

Laden Sie alle Dokumente als Einzeldateien hoch

Laden Sie die einzelnen Dokumente jeweils getrennt voneinander hoch. Laden Sie auch inhaltlich in Zusammenhang stehende Dokumente als getrennte Dateien hoch. Das erleichtert den Überblick und die Bearbeitung der Anträge.
Nachreichen von Dokumenten: Beachten Sie, dass pro Nachricht die Nachreichung auf 5 Dokumente beschränkt ist. Falls Sie mehr als 5 Dokumente nachreichen, übermitteln Sie diese in zusätzlichen Nachrichten.

Laden Sie alle Dokumente in Leserichtung hoch und achten Sie auf den korrekten Maßstab

Speichern Sie die Dokumente in Leserichtung ab. Das erleichtert die Bearbeitung der Dokumente. 

Planunterlagen können nur dann bearbeitet werden, wenn der korrekte Maßstab angegeben ist.

Schränken Sie die Bearbeitungsrechte Ihrer Dateien nicht ein

Sind die Rechte auf Ihre Dokumente für eine vollständige Bearbeitung eingeschränkt, kann es im Laufe der Antragsbearbeitung zu Nachforderungen von digitalen Dokumenten kommen.

Integrieren Sie keine Verlinkungen in Ihre digitalen Dokumente

Aus Sicherheitsgründen akzeptieren wir keine Dokumente, die auf externe Inhalte verweisen (z.B. Verlinkungen auf Internet-Adressen). Dokumente mit Hyperlinks werden von uns gelöscht und führen zu einer Nachforderung.

Digitaler Antrag einreichen

Sobald Sie Ihren digitalen Antrag über die Online-Plattform einreichen, haben wir Zugriff auf Ihre Antragsdokumente und –informationen. Zuvor sehen nur Sie und die am Vorgang digital beteiligten Nutzenden Ihre Antragsdaten.

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